Dans le cadre du projet de développement des compétences de mon dernier client, nous avons piloté le déploiement d’un Training Management System (TMS) couvrant l’ensemble des filiales en Afrique et en France, que nous avons appelé LearnPilot.

Tout d’abord nous avons fait un diagnostic et recueil de besoins, qui se sont avéré complexes car la plupart des utilisateurs finaux (les référents formation), n’étaient pas habitués à utiliser des ressources digitales pour déployer leurs formations et les besoins étaient assez variés.

Le cahier de charges a dû répondre alors aux deux problématiques suivantes :

1. Comment rendre un outil adapté aux différentes méthodes de travail existantes (pour garantir l’engagement des utilisateurs) et au même temps standardiser les processus afin de répondre aux KPI de la direction de formation ?
2. Comment rendre l’outil le plus intuitif et ergonomique possible, à un public qui n’a pas une culture digitale encrée ?

Ensuite, nous sommes passés à l’étape de paramétrage du TMS, avec la mise en place d’un environnement de préproduction pour itérer rapidement, intégrer les feedbacks et garantir la robustesse technique. Lors de cette étape, nous avons travaillé main dans la main avec l’équipe SIRH pour garantir aussi un flux de données propre de l’ensemble des collaborateurs et ses informations, qui permettrait aux référents formation de bien cibler les apprenants pour leurs formations.

La phase de test a été primordiale non seulement pour les ajustements techniques mais aussi garantir une bonne expérience utilisateur et navigabilité. C’est pendant cette étape aussi que nous avons dû adapter l’outil aux critères culturels et géographiques, comme la langue, l’approche textuelle, les images.

Après la mise en production, nous avons eu une dernière étape cruciale de conduite du changement et adoption qui s’est avéré un projet à part entière :

1. La création de guides et modes opératoires (infographiques et vidéos)
2. La conception d’un outil de création de fiche programme, qui permet d’intégrer les formations en masse dans le TMS
3. La conception et organisation d’ateliers de prise en main en français, anglais et portugais
4. La mise en place d’un suivi dédié aux référents formation, pour garantir leur engagement
5. La création des dashboards automatisés pour le suivi des KPI, destinés à la direction de formation.